La digitalisation du secteur du BTP embarque progressivement les PME-TPE et artisans indépendants du bâtiment. Dans ces plus petites structures, les activités de gestion et de facturation peuvent rapidement freiner le développement de l'entreprise, si elles ne sont pas optimisées. Les logiciels de facturation conçus pour les métiers du BTP sont là pour répondre à ces nouveaux besoins et aider les artisans à rester compétitifs sur le marché.
Les limites de la facture au format papier pour les artisans du BTP
Dans les locaux administratifs d’un artisan du BTP les documents archivés, prêts à stocker ou en attente de traitement s'accumulent :
- pièces juridiques et administratives de l'entreprise .
- documents commerciaux ;
- documents d'assurance ;
- factures émises ;
- factures fournisseurs ;
- devis…
Dans ces conditions, plusieurs démarches simples sont rendues complexes et chronophages : mettre la main sur un document archivé, consulter les factures en attente et orchestrer les relances… La dématérialisation progressive de ces documents libère de la place et du temps.
Par ailleurs, depuis le 1er janvier 2020, les entreprises ne peuvent plus utiliser le format papier pour adresser leurs factures à la sphère publique. Pour ces marchés conclus avec l'État et ses sous-traitants, les documents transitent obligatoirement par la plateforme Chorus Pro. Si les échanges inter-entreprises ne sont pas concernés par l'obligation, le recours à la facturation électronique et à la dématérialisation des documents administratifs leur est fortement conseillé.
Les avantages de la dématérialisation de la facture
La facturation électronique présente de nombreux atouts pour les entreprises du bâtiment :
- allègement de la charge administrative ;
- réduction des délais de paiement ;
- meilleure productivité ;
- gain de compétitivité…
À ces avantages s’ajoute le faible coût de la facture électronique. Dans l’ensemble, une facture papier coûte plus de 10 euros à l'entreprise, alors que le prix de la facture électronique ne dépasse pas celui d’un timbre-poste.
Et si la dématérialisation de ce document a été rendue obligatoire pour certaines transitions, c'est aussi parce que la facture électronique facilite le travail de l'administration fiscale. Les données sont plus accessibles et plus facilement vérifiables. À terme, l'allègement des charges administratives doit aussi se traduire par la simplification des obligations des entreprises pour la déclaration de la TVA.
Comment dématérialiser ses factures ?
Une dématérialisation efficace ne se résume pas au recours à l’outil informatique. Par exemple, la création de devis au moyen d’un éditeur classique peut être source de confusion et n'offre pas des conditions optimales d'organisation. Les logiciels de gestion et de facturation adressent plusieurs problématiques rencontrées par les professionnels du BTP. Ces outils proposent des documents harmonisés selon les dernières mises à jour de l'entreprise. Les informations clés d’une facture sont importées depuis une bibliothèque de prix. Les bases de données client permettent de compléter automatiquement les champs qui les concernent sur un document. Toutes ces fonctionnalités simplifient le travail de l'entreprise et permettent de réduire le risque d'erreur, et donc de gagner en efficacité et en compétitivité.